ASSOCIATIONS de GESTION AGREEE et Cabinet COMPTABLE

Si vous ne vous sentez pas capable de remplir vos déclarations, si votre comptabilité n’est pas simple, il semble judicieux de vous faire aider par un cabinet comptable ou un expert comptable, mais sachez que les honoraires d’un comptable reviennent très cher, bien que déductible en frais.

Les Associations de Gestion Agréées ont un rôle de conseil et de formation, si vous avez adhéré à une association, n’hésitez pas à poser des questions et participer aux réunions de formation.

Sachez que vis-à-vis de l’Administration Fiscale, vous êtes seul responsable de vos déclarations, il est donc souhaitable de bien connaître les grandes lignes de la tenue des Livres de Comptabilité, LIVRE JOURNAL des Recettes/Dépenses annuelles et LIVRE DES RECETTES JOURNALIERES, ainsi que la fiscalité des Médecins Libéraux comme toute activité de Profession Libérale.

Nos registres sont agréés par les principales AGA, AGAPS, AJLA, ARAPL, AGCS, etc ...

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LE COMPTE PROFESSIONNEL

• Vous devez toujours utiliser un compte professionnel, tous les chèques et remises en Banque provenant de votre Activité Libérale devront transiter par ce compte, de même pour vos dépenses professionnelles qui seront réglées par ce compte.

• Si vous avez une activité salarié par ailleurs, faites virer vos salaires sur votre compte privé, ne mélangez jamais salaires et honoraires, les salaires se déclarent sur la 2042, les honoraires sur la 2035.
• Vous pouvez avoir plusieurs comptes professionnels mais ils restent professionnels et non privés ou mixtes.

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DOCUMENTS COMPTABLES OBLIGATOIRES

Les professionnels de santé doivent tenir une comptabilité des RECETTES et DEPENSES pour ce faire, vous devez inscrire sur un LIVRE JOURNAL des Recettes et Dépenses vos Recettes et vos Dépenses ainsi que les encaissements et les décaissements personnels effectués sur vos comptes professionnels.

Nos registres sont agréés par les principales AGA, AGAPS, AJLA, ARAPL, AGCS, etc ...

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Conservation des documents comptables

DELAIS de CONSERVATION des DOCUMENTS COMPTABLES

Votre livre de Rendez Vous n'a pas d’intérêt comptable car en aucun cas, il ne peut s’agir d’un JOURNAL, d'un REGISTRE ou d’un LIVRE des RECETTES JOUNALIERES (sur un Agenda les prescriptions de la nomenclature comptable ne sont pas respectées) vous pouvez donc ne pas le garder et vous en servire comme registre des recettes journalières, seul un REGISTRE ou LIVRE des RECETTES JOURNALIERES est valable en cas de contrôle, de plus, la plus part des REGISTRES ou LIVRES édités par des spécialistes de qualité comportent une bande détachable où vous indiquez le nom du patient, ce qui vous permet en cas de contrôle de préserver le secret médical, à notre connaissance, seul EDIMEDICAL propose des REGISTRES ou des LIVRES des RECETTES JOURNALIERES conforme à cette règle et certaines AGA font éditer des documents semblables mais pas toujours totalement conformes aux règles comptables des Professions libérales médicales ou para médicales.

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Les recettes comptables

LES DIFFERENTS TYPES DE RECETTES

Lorsque l’on parle de recettes conventionnelles, il s’agit de celles provenant des honoraires correspondant au tarif conventionnel médical à l’exclusion des éventuels dépassements (arrêt du Conseil d’Etat du 23 mai 1984) il s’agira donc :

- Des honoraires qui proviennent directement du patient (y compris les honoraires de votre remplaçant) lorsqu’il vous règle votre acte médical, en échange de vos honoraires vous remettez au patient une feuille de soins sur laquelle vous inscrivez la somme perçue.

- Des honoraires qui émanent d’un tiers, par exemple les recettes provenant du règlement des accidents du travail (qui peuvent être réglés par la Sécurité Sociale mais aussi l’EDF, le Ministère de l’Education Nationale, les Organismes des Communes, etc…) de la C.M.U., des Anciens Combattants (At. L115) de la SNCF, de la RATP, etc…

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La TENUE du livre des recettes journalières est obligatoire

Jusqu’au 1er janvier 2000, seuls les Médecins conventionnés du secteur II et les Médecins du secteur I adhérents à une association de gestion agréée (A.G.A.), étaient tenus à la comptabilisation journalière de leurs recettes, les Médecins conventionnés du secteur I non adhérent à une AGA étaient dispensés de la tenue du Registre des recettes journalières ou Livre des recettes journalières pour la partie de leur activité couverte par la convention et ayant donné lieu à la délivrance d’une feuille de soins, pour ces actes, les relevés individuels établis par la Sécurité Sociale (S.N.I.R.) tenaient lieu de comptabilité.

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RECETTES PERCUES PAR LE REMPLACANT

Le remplaçant perçoit des honoraires au nom du Médecin remplacé, ils doivent donc figurer sur le registre des recettes journalières et le Livre journal du Médecin remplacé.

Lors d’un remplacement, le remplaçant, même s’il est au régime d’imposition dit « déclaratif spécial», doit tenir un Livre des recettes journalières qu’il encaisse (date, nom du patient, somme perçue, mode de règlement) à la fin du remplacement il remet au Médecin remplacé la totalité des honoraires qu’il a perçus (chèques libellés au nom du Médecin et espèces) et un double de son livre des recettes journalières que le Médecin remplacé recopie dans son propre livre des recettes journalières, ensuite, le Médecin remplacé, rétrocède à son remplaçant le pourcentage convenu et inscrit cette somme dans sonlivre journal comme « honoraires rétrocédés »

En aucun cas, le remplaçant ne devra encaisser les chèques émanants du remplacement sur son propre compte, c’est le Médecin remplacé qui lui rétrocède des honoraires et non pas l’inverse.

Si le remplaçant encaisse la totalité des honoraires, lors d’un contrôle, on pourrait imputer la totalité de la somme pour le calcul de la Taxe Professionnelle.

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LIVRE des RECETTES JOURNALIERES

Il n’existe aucune forme obligatoire dès l’instant où les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectées, toutefois, vous devez tenir ce livre comptable au jour le jour, sans blanc ni rature et à l’encre, chaque recette doit faire l’objet d’une ligne d’écriture mentionnant la date du règlement (qui peut être différente de celle de la prestation), l’identité de la partie versante,, le montant de la recette et le mode de règlement (espèces, CCP ou chèque).

Le Livre des recettes journalières n’est pas un relevé d’activité, les actes gratuits ne doivent pas y figurer.

Pour éviter les risques de violation du secret professionnel, il est possible de ne porter dans votre Livre des recettes à la place du libellé « identité du patient », qu’un code dans la mesure où ce code permet de retrouver l’identité complète figurant dans un fichier couvert par le secret professionnel, dans ce cas, le caractère régulier et sincère de votre comptabilité ne sera pas remis en cause à le condition expresse que vous puissiez fournir ces informations sur simple demande.

Des Editeurs spécialisés comme Edimédical, ont mis au point des Livres des recettes journalières avec une bande détachable comportant les noms des patients, ainsi, en cas de contrôle, le secret médical est préservé et votre tenue de comptabilité est totalement incontestable.

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Livre recettes journalières

La tenue du Livre recettes journalières est une obligation

Jusqu’au 1er janvier 2000, seuls les Médecins conventionnés du secteur 2 et les Médecins du secteur 1 adhérents à une association de gestion agréée (A.G.A.), étaient tenus à la comptabilisation journalière de leurs recettes, les Médecins conventionnés du secteur 1 non adhérent à une AGA étaient dispensés de la tenue du LIVRE ou REGISTRE des RECETTES JOURNALIERES pour la partie de leur activité couverte par la convention et ayant donné lieu à la délivrance d’une feuille de soins, pour ces actes, les relevés individuels établis par la Sécurité Sociale (S.N.I.R.) tenaient lieu de comptabilité.

Mais actuellement tous les Médecins et toutes les professions libérales sont tenus de tenir à jour un livre des recettes journalières

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La TENUE du LIVRE JOURNAL ou grand livre annuel des RECETTES et DEPENSES est une obligation

Document comportant deux parties totalement distinctes, les recettes à gauche, les dépenses à droite et fourni avec un état récapitulatif annuel permettant de totaliser par mois et pour l'année, avec les principaux calculs d'amortissement, frais de voitures, etc... (l'état récapitumatif peut être acheté séparément et/ou en supplément) les colonnes correspondant à la 2035 sont repérées pour plus de facilité.


 Vous devez tenir ce livre journal ou grand livre au jour le jour, sans blanc ni rature et rédigé l’encre, chaque encaissement ou chaque dépense doit faire l’objet d’une ligne d’écriture comportant obligatoirement la date, l’identité, de la partie versante ou le libellé de la dépense, le montant de la recettes ou de la dépense et mode de règlement (espèces, carte de crédit ou chèque).

Il n’existe aucune forme obligatoire de livre journal, dès l’instant où les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectés mais logiquement il doit se composer d’une partie dépenses et une partie encaissements.

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